Wat willen we bereiken en wat gaan we doen
Vergaderstructuur
Voorwaarde voor een transparant besluitvormingsproces is een heldere, effectieve en efficiënte vergaderstructuur. Dus met informatierondes, debatrondes en besluitvormingsrondes. De huidige vergaderstructuur blijft gehandhaafd, maar wordt wel doorontwikkeld. Dat is een continue proces, waarbij vooral aandachtspunt is hoe de raad nog meer dan tot nu toe in contact kan worden gebracht met de stad. Daarbij speelt ook een goede balans tussen vergaderen en voorbereiden van vergaderingen en andere activiteiten voor een raadslid.
Bij het bovenstaande zal de griffie de raad adviseren, ondersteunen en faciliteren. Daarbij is een betere planning van onderwerpen van belang. Zo’n planning is nog niet echt van de grond gekomen en verdient ook het komende jaar de nodige aandacht in overleg met het college. Het doel is om in 2016 over een planning te beschikken waar zowel de raad mee uit de voeten kan als waarmee voldoende flexibiliteit kan worden ingebouwd.
Presidium/Agendacommissie/Werkgeverscommissie/Afstemmingscomite/Rekenkamercommissie
Voor het goed functioneren van de raad en de vergaderstructuur is uiteraard in eerste instantie de raad zelf verantwoordelijk. Daarnaast is er een taak weggelegd voor het Presidium en de Agendacommissie.
Het Presidium, bestaande uit de fractievoorzitters met de burgemeester als voorzitter, heeft de volgende taken:
- het aansturen van het functioneren van de raad, waarbij ook het cultuuraspect aan de orde komt.
- het eventueel opstellen van een jaarprogramma of activiteiten voor de raad
- het voorbereiden van de begroting van de raad en griffie
De Agendacommissie is belast met:
- het voorbereiden van de agenda's
- het opstellen van een vergaderrooster
- het rapporteren en adviseren aan het Presidium over de werkwijze van het Raadsplein.
- Evalueren van het eigen functioneren.
Werkgeverscommissie
De raad is formeel de werkgever van de griffie. Vanuit de raad neemt de werkgeverscommissie, bestaande uit 4 raadsleden, de werkgeverstaken op zich.
De Rekenkamercommissie heeft tot taak het uitvoeren of doen uitvoeren van beleidsevaluatieonderzoeken, gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid. De rekenkamercommissie bestaat uit vijf raadsleden en een externe voorzitter. Ook in 2016 zal de rekenkamercommissie een onderzoek uitvoeren.
Daarnaast speelt momenteel de discussie over de samenstelling van de commissie. Een discussie, die is aangezwengeld door de minister van BZK. Deze laatste is van mening dat er geen raadsleden zitting mogen hebben in rekenkamers/rekenkamercommissies. Veel gemeenten zijn het daar niet mee eens, waaronder de gemeente Zwolle.
Het Afstemmingscomite heeft tot taak om zorg te dragen voor de afstemming en coördinatie van de processen, die gericht zijn op de controletaken van de raad, zoals vastgelegd in de wet en de verordeningen. Ook heeft het Afstemmingscomite de taak zorg te dragen
voor de aansturing van het jaarlijkse proces van de accountantscontrole en de beleidscyclus te evalueren. Daarnaast is het Afstemmingscomite belast met de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure om te komen tot een nieuwe accountant, eens in de vier jaar.
Ook heeft het Afstemmingscomité een rol in het proces Versterken sturend vermogen beleidscyclus.
De griffie ondersteunt deze gremia vanuit de raad bij haar vergaderingen, de voorbereiding ervan en andere activiteiten.
Toekomstige rollen gemeenteraad
Onder deze titel is in september 2015 een raadsconferentie gehouden. De lokale democratie gaat de komende jaren veranderen, mede door de veranderingen in de samenleving. Er is steeds meer sprake van een netwerksamenleving en daarmee zal ook de rol van de gemeenteraad veranderen. Het is een zoektocht en die zoektocht moeten we samen ondernemen. Het is niet alleen een traject van de raad, het moet samen met het college, de ambtelijke organisatie en vooral met de stad. Ten behoeve van verdere concrete stappen zal in 2016 een programma worden ontwikkeld. Een raadswerkgroep is hiermee belast.
Een van de uitkomsten van de raadsconferentie is in ieder geval geweest om minder met elkaar bezig te zijn, en meer de dialoog te zoeken met de inwoners van Zwolle. Over hoe we dit realiseren gaan we met elkaar in gesprek in 2016. Een van de mogelijkheden hiertoe, waarmee ervaring is opgedaan de afgelopen tijd, is het organiseren van rondetafelgesprekken over onderwerpen, die leven in de stad. Dit instrument kan in 2016 worden uitgebreid. Om de verbinding met de stad nog beter tot stand te brengen kan geëxperimenteerd worden met nieuwe werkvormen als werkbezoeken en stadsdebatten. Ook is ervaring opgedaan met de mogelijkheid om via het digitale petitieloket van Zwolle een e-petitie te starten om zo onderwerpen op de raadsagenda te krijgen. Over deze mogelijkheid zal meer worden gecommuniceerd. Wel dienen er in 2016 spelregels te komen, waar zo’n petitie aan moet voldoen. Die spelregels kunnen worden samengevoegd met de spelregels voor een burgerinitiatief. Van belang is vooral dat de spelregels helder zijn maar vooral ook dat ze wat flexibel zijn en niet alles dichtregelen. Ook de referendumverordening wordt in dit kader nog eens onder de loep genomen.
De digitale communicatiemiddelen zullen in 2016 steeds meer worden ingezet. Vanaf 1 januari 2016 wordt de digitale raadswijzer aangeboden in de digitale kiosk (app) van de gemeente. De raadswijzer (raadspagina met raadsagenda, raadsbesluiten en ander nieuws over de gemeenteraad) in de Peperbus stopt met ingang van 1 januari 2016. Bij belangrijk nieuws over de gemeenteraad zet de griffie naast de website van de gemeenteraad ook Twitter en Facebook in. De verslagen van de raadspleinen worden op de website van de gemeenteraad aangeboden als videoverslag en de vergaderingen zijn live te volgen via de website.
Fysiek domein
De afgelopen periode hebben de decentralisaties veel tijd en aandacht van de raad gevraagd. Het fenomeen bijpraatsessie heeft hierbij goede diensten bewezen. Het ging daarbij om technisch bijpraten op inhoud en om het aangeven van dilemma’s. Nadrukkelijk niet om politieke standpuntbepaling. Inmiddels zijn we in een stadium gekomen dat bijpraten steeds minder nodig is. In het fysieke domein is er echter wel sprake van allerlei nieuwe ontwikkelingen, met name door de invoering van de Omgevingswet. Voor de nieuwe ontwikkelingen in het fysieke domein zullen daarom in 2016 in overleg met de betrokken gemeentelijke afdelingen enkele bijpraatsessies worden georganiseerd.