Ontwikkelingen en visie
De raad heeft medio 2015 besloten tot de instelling van een programma bedrijfsvoering. Dit komt in de plaats van de verplichte pargraaf bedrijfsvoernig. Het programma functioneert als het integrale programma bedrijfsvoering om ontwikkelingen, beleid, doelen en indirecte kosten te begroten, bewaken en te verantwoorden. Deze integrale sturing is noodzakelijk om de effecten van de doorgaande lijn van flexibilisering en krimp van de ambtelijke ondersteuning te verwerken in een passende stabiele ondersteuning. Doel is een permanente optimale verhouding tussen de ondersteunende en de primaire processen.
Het programma bedrijfsvoering is in ontwikkeling om uiteindelijk over 2 jaar een goede basis te vormen voor sturing en afweging van onze strategie, doelen, indicatoren en budgetten.
Voor begroting 2016 wordt het ankerpunt gevonden inde bedrijfsvoeringsnota 2014-2017, zoals het college die eind 2013 heeft vastgesteld. De raad is hierover geïnformeerd. De bedrijfsvoeringsnota 2014-2017 is geënt op ontwikkelingen in onze samenleving die onze inzet vragen de komende jaren. De vorming van de netwerksamenleving, de taakuitbreiding in het sociaal domein, de ontwikkeling van onze ingezette lijn met onze frontoffice en (digitale) dienstverlening zijn hier de belangrijkste elementen.
Budgettair betekent de instelling van dit programma dat alle overige programma’s niet meer met indirecte kosten worden belast.
Op weg naar een samenlevingsgerichte organisatie
De ontwikkelingen in de samenleving en de veranderende rol van onze organisatie dwingen ons verder te ontwikkelen tot een flexibele organisatie die integraal werkt vanuit een samenlevingsgerichte houding. Deze ambitie wordt de komende tijd verder uitgewerkt, gestimuleerd en in de praktijk gebracht.
De opgaven voor en vanuit de stad zijn leidend voor de vormgeving van onze bedrijfsvoering zonder dat deze een doel op zich vormt. De vormgeving, en ook de grootte, is als gevolg hiervan geen doel op zich. In 2015 is een proces van organisatieontwikkeling in gang gezet en de koers vastgesteld. In de ontwikkeling naar een samenlevingsgerichte organisatie zijn onze betekenis en toegevoegde waarde voor de stad belangrijke richtsnoeren. Tegen dit licht voeren we het programma Initiatiefrijk Zwolle, zetten we in op de verdere implementatie van DNA en op diversiteit in de organisatie. Centraal in onze sturing staan samenlevingsgerichtheid, flexibiliteit en integraliteit.
Initiatiefrijk Zwolle
Het doel van het programma Initiatiefrijk Zwolle is om aan te sluiten bij de kracht van Zwolle samen te werken met en aan de initiatieven uit de stad. Aan de hand van 'action learning’ worden lessen verankerd in houding, gedrag en (samen)werkwijze. Professionals bepalen steeds bewust hun rol: loslaten waar het kan, dan weer stimuleren, faciliteren of regisseren en als het niet anders kan. We ondersteunen dit met coaches on the job. Zij oefenen hun vaardigheden in het dagelijkse werk en fungeren als levende ‘voorbeelden’. We willen dit ondersteunen dit passende beleidsinstrumenten, regels en procedures. Met Initiatiefrijk Zwolle geven we in houding en gedrag betekenis aan de Zwolse waarden vertrouwen, vakmanschap, verantwoordelijkheid en verbinding: ons DNA.
Gedragsverandering heeft tijd nodig, we maken de beweging van bewust onbekwaam, naar bewust bekwaam. We blijven ons richten op de verdere integratie in het werk en duurzame gedragsverandering op individueel, team- en leiderschapsniveau en dit zetten we door.
In de verbinding met de samenleving werken we ook aan diversiteit in onze organisatie, de mate waarin we de samenleving weerspiegelen. Dat betekent ook verjongin. In 2015 is besloten om in 2015 minimaal 10 jongeren <30 jaar aan te stellen. Hieraan is een (budgetneutrale) variant van een ‘generatiepact’ gekoppeld, voor medewerkers van 60 jaar en ouder.
Daarnaast richten we ons op het aantrekken of detacheren van mensen uit o.a. Wajong en WSW en mensen met een functionele arbeidsbeperking, onder de vlag van ‘inclusief werkgeverschap'. Dit doen we onder meer door het creëren van werkervaringsplaatsen. In de herfst van 2015 zal besloten worden welke resultaten (in aantallen) we hierop in 2016 willen boeken, naast de minimale verplichting gestuurd vanuit de Participatiewet en de Wet banenafspraak.
Ook zetten we in op Sociaal opdrachtgeverschap, waarin we van onze onderaannemers vragen om inhoud te geven aan duurzaam inclusief werkgeverschap. Dit gaat verder dan de SROI[1]-paragraaf bij inkoop. Voor het helpen van werkgevers bij het realiseren van de SROI-paragraaf is een intern programmacoördinator aangesteld, die bij alle aanbestedingstrajecten vanaf het begin betrokken is, zodat afspraken helder vastgelegd worden en monitoring kan plaatsvinden. Zo brengt de gemeente als werkgever de inclusieve arbeidsmarkt in praktijk.
Flexibiliteit en mobiliteit
Met een flexibele arbeidsorganisatie anticiperen we op de steeds sneller veranderende omgeving. Een optimale interne flexibiliteit, waar nodig aangevuld met inhuur. We zetten aanhoudend in op het talent van onze mensen en passen zoveel mogelijk het principe toe van ‘de juiste man/vrouw op de juiste plek(ken) op het juiste moment’.
De inzet van inhuur is aanvullend op de interne flexibiliteit. Inhuur zetten we in voor (incidentele) taken waarvoor de organisatie onvoldoende kennis en expertise in huis heeft en voor taken waar (voortdurende) onzekerheid is over de hoeveelheid, duur, inhoud en financiering van (toekomstig) werk. Hierin zijn we terughoudend. Sinds 2012 (€ 9 mln.) neemt de inhuur gestaag en significant af. De inhuur krimpt meer dan de eigen organisatie krimpt. Voor 2016 verwachten we een stabilisering van de inhuur op het niveau van 2015, namelijk 7,0 mln. Met de inzet van de marktplaats Talentenregiohuurtin.nl en frequente aanbestedingen van inhuur (o.a. uitzendkrachten) werken we aan een daling van de tarieven voor externe inhuur.
Met strategische personeelsplanning anticiperen we op mobiliteit van en door medewerkers. We trekken hierin samen op met partners uit de stad en de Talentenregio. De (toegestane) formatie stabiliseert rond de 824 fte (exclusief 85 fte SSC).
Het aantal bovenformatieven op basis van het sociaal beleidskader (formele organisatieveranderingen) daalt gestaag. In 2016 wordt deze van 8,2 naar 7,2 fte teruggebracht. De bovenformatieven zijn allen actief.
De organisatie kiest er daarnaast voor om zich zoveel mogelijk organisch te ontwikkelen (leidend tot minder toegestane formatie), gecombineerd met het bieden van kansen aan medewerkers om zich op de interne arbeidsmarkt te bewegen en te ontwikkelen. Er wordt gestuurd op de inherente spanning tussen het bieden van deze ontwikkelingskansen en het vinden van dekking. Het in te voeren functiehuis HR21 (VNG) maakt het proces rondom inzet en functievorming flexibeler. De implementatie van HR21 wordt in september 2016 geheel afgerond.
We maken systemen van bedrijfsvoering ‘lichter’ en passender. In 2016 is de managementstructuur aangepast en diverse interne ‘regels en wetten’ worden aangepast.
Medewerkers moeten tijd- en plaats onafhankelijk kunnen werken, passend bij de aard van het werk: het nieuwe werken. Het flexibele kantoorconcept is geïmplementeerd met zo min mogelijk bouwkundige aanpassingen. Met de verbouwing van het Stadskantoor en het afstoten van De Lure daalt het aantal werkplekken van ruim 1100 naar circa 650 werkplekken, wat neerkomt op een flexfactor van 0,7. Voor de aanpassingen aan het stadhuis is het streven om de door de raad besloten hoogte van de structurele lasten in een aangescherpte aanbesteding te realiseren. Dit kan later dan gepland plaatsvinden, indien de voorstellen met betrekking tot bibliotheek worden aangenomen.
Regionaal SSC
De Gemeenschappelijke Regeling Shared Services Centre verzorgt sinds 2014 de inkoopadvisering, het ICT-beheer en de personeelsadministratie van Zwolle, Kampen en de provincie Overijssel. De formatie van het SSC is eind 2014 85 fte. De Gemeente Zwolle is gastwerkgever. Ook in 2016 zal de harmonisatie van processen en integratie van teams en de rollen van de drie partners (het zogeheten demandmanagement) verder uitgewerkt worden. Verder zal 2016 in het licht staan van het al dan niet toetreden van twee nieuwe partners en de eventuele besluiten die de raad neemt (samen met twee huidige partners) naar aanleiding van haar bespreking van het rapport van de Rekenkamers van Zwolle en Kampen.
De ontwikkeling van de frontoffice in een partnergerichte samenwerking
De nieuwe visie op dienstverlening is in juni door het college vastgesteld. Die visie bevat 2 strategische doelen.
De gemeente Zwolle behoort in 2020 tot de 10 meest gastvrije en best presterende gemeenten van Nederland als het gaat om dienstverlening aan inwoners en ondernemers. En de Gemeente Zwolle is in 2020 volledig gedigitaliseerd in haar dienstverlening.
Dat heeft effecten op de bedrijfsvoering. De verantwoordelijkheid voor de kanalen (balie, telefoon, e-mail en internet) zijn samengevoegd. Het KCC functioneert steeds meer als frontoffice voor alle vragen. De website is steeds behulpzamer bij standaardvragen, voor complexere vragen (telefoon, mail) verwijst het KKC steeds vaker ook door naar andere partners. In 2016 gaan we verder met de conclusies die we de 2e helft van 2015 trokken met betrekking tot de haalbaarheid van het toepassen van geavanceerde spraakherkenning op 14038. In 2016 wordt de scanstraat wordt onderdeel van postregistratieproces van het KCC.
Financiële sturing
Hier zijn activiteiten gericht op het vinden van nieuwe werkwijzen van sturing. In 2016 zal een nieuwe verantwoordelijkheidsverdeling als gevolg van de organisatieontwikkeling worden ingesteld. Ook zal in 2016 managementinformatie gebruiksvriendelijk aangeboden worden, afhankelijk van de uitkomsten van een pilot en een sluitende businesscase. In 2016 wordt onderzocht of het proces waarmee begrotingswijzigingen tot stand komen en verwerkt worden substantieel verbeterd kan worden qua overzicht en transparantie. De informatievoorziening van de beleidscyclus wordt verbeterd. (waaronder een ‘doorkliksysteem). De vereenvoudiging in de systemen zal ook leiden tot een verlichting van administratieve werkbelasting.
Ook de verbeterde sturing op Verbonden partijen zal in 2016 tot stand komen.
De beheersing van de financiële stromen in het sociaal domein blijft in 2016 de nodige inzet vragen
De betaaldiscipline van facturen zal ook in 2016 extra aandacht blijven krijgen. We streven ernaar dat over 2016 85% ( 2014 79%) van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald, gerekend vanaf factuurdatum. Gerekend vanaf ontvangstdatum streven we naar 90% (2014 85%). Risico hierbij is de nieuwe administratieve last bij de nieuwe taken in het sociaal domein.
Informatie delen, beheren en beveiligen in de netwerkorganisatie
Onze inzet om de opgaven vanuit de stad adequaat in te vullen vragen in toenemende mate strategie en afweging bij de informatievoorziening. De komst van taken sociaal domein, het inspelen op het gebruik van social media, de digitale dienstverlening, papierloos werken, lean processing, databeheer maar ook het aanbod van betere automatiseringsfaciliteiten stellen fundamenteel andere eisen aan onze werkwijze.
De laatste jaren heeft informatiebeveiliging veel aandacht gekregen, de basis op orde. De samenwerking in het sociaal domein stelt de komende jaren eisen aan privacy en informatievoorziening. Daar waar anderen taken voor ons verrichten, stellen we eisen aan de uitwisseling en het beheer in relatie tot kwaliteit en beveiliging.
Nu veel ‘standaard’ primaire processen geheel ‘digitaal’ werken vragen ook onze ondersteunende processen, evenals de projecten onze aandacht. Zoals gesteld in de Digitale Agenda 2020 van de VNG zijn de speerpunten eenmalige vastlegging, terugvindbaarheid en archivering. Ook de basisregistraties worden verder ingevoerd en verbeterd.
Bij het SSC gaan we de gezamenlijke ICT uniformeren ten behoeve van de schaalbaarheid, continuïteit en onderhoud.
Big data en open data de stelselherziening van de Omgevingswet vragen ook de nodige inzet.
Beschikbaarheid van Big data biedt kansen om op en efficiënte wijze gebruik te maken van al beschikbare gegevens. Er wordt onderzocht op welke beleidsterreinen Big data ingezet kan worden, en de daarbij behorende voorwaarden zoals kwaliteitsnormen, aggregatieniveau, mogelijke combinaties etc. Daarnaast wordt er steeds meer data beschikbaar gesteld door de gemeente: de zogenoemde open data. Dit vraagt wel om zorgvuldigheid op het gebied van privacy en kwaliteit. De doelstelling is dat gemeente Zwolle actief data aanbiedt om burgers, partners en ondernemers te faciliteren bij hun initiatieven om gebruikstoepassingen te realiseren. (Zie ook programma 16.)
De belangrijkste investeringen zijn middels het MPI 2016 afgewogen. We treffen voorbereidingen voor de informatievoorziening voor de omgevingswet en onderzoeken de effecten op de informatievoorziening met betrekking tot een mogelijke gezamenlijke backoffice inkomensvoorzieningen. Daarnaast blijft dienstverlening de aandacht vragen met name in de vorm van het versterken van zelfredzaamheid en digivaardigheid van burgers en bedrijven om de digitale overheid in 2017 te realiseren.
Inkoop
We zetten binnen de samenwerking met de Provincie Overijssel en Kampen in het SSC stevig in op gezamenlijke inkoop om besparingen te realiseren met behoud van kwaliteit. Inkoopadvisering is belegd bij het SSC, de verantwoordelijkheid voor het juist inkopen ligt bij de budgethouders van de moederorganisaties
Doel is een permanente optimale verhouding tussen de ondersteunende en primaire processen. De bedrijfsvoering van de organisatie, evenals de hierboven beschreven ontwikkelingen, worden ondersteund door de zogeheten indirecte activiteiten. Indirecte activiteiten zijn de PIOFACH taken: personeel, informatie, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting. Ook management, secretariaten, publieksbalie en de concernstaf worden hierin meegenomen. De samenhang en betekenis van de diverse bovengenoemde ontwikkelingen voor de budgetten worden in 2016 verder uitgewerkt. We vergelijken in 2016 ook onze indirecte kosten met vergelijkbare gemeenten.
Relevante kaderstellende nota's
- Nota bedrijfsvoering 2014-2017
- Kredieten verbouw Stadskantoor en stadhuis
- Nota informatiebeveiliging
- Inkoop- en aanbestedingsbeleid